毎週のように開催される定例の会議。
重要な議題がないにもかかわらず、進捗報告・課題共有という理由で「とりあえず」開催されている。参加者の時間を奪うし、無駄だと思うのだけど、何か対策はないかな？
今回は会社員にありがちな、無駄な会議に関する悩みに答えていきたいと思います。
この記事を書いている私は現在、大手専門商社で社内SEとして働いています。
それなりに規模の大きい会社なので、会議や打ち合わせは頻繁に行われているのですが、その中には惰性で開かれるような、あまり実のない会議も確実に存在します。
無駄な会議は本当に辛いですが、愚痴を言っていても始まりません。
今までの経験を元に対処法をまとめてみましたので、紹介したいと思います。
皆さんの日々の会議が少しでも有意義なものになりますように・・・
無駄な会議は存在しない
いきなり極論ですが、そもそも無駄な会議は存在しないと考えています。
そもそも会議とはどういう意味なんでしょうか？
辞書で調べてみると、
関係者が集まり、討論や相談を決議すること。
とあります。
みんなで話し合って、何かを決める場。それが会議ということですね。
何かを決める必要があるので、会議が開かれるわけです。
会議が開かれるのには必ず理由がある
前述したように、会議は「何か」を決めるために開かれます。
「何か」の内容はさまざまで、会社の方針を決定するような超重要事項から、小さなプロジェクトの課題についてまで、本当に多岐に渡ります。
「何か」の重要度の高い低いはありますが、会議では参加者が話し合って１つの物事を決めることが目的だと認識しましょう。
裏返すと何を決めるのかよく分からない場合は、会議として意味があるのか微妙ということになります。
まあ、こうした何のために集まったのかよく分からない会議は、日本中のあちこちで開かれているのですが・・・
会議に参加する時は、何を決めるのか。
この答えを自分の中に持って参加すればいいかなと思います。
顔をあわせる必要性
これだけネットが発達し、SkypeやLINEなどのテレビ会議やチャットが普及した今でも、会議という文化は無くなっていません。
その最大の理由は、顔をあわせることで発生する、言葉を使わないコミュニケーションにあると思います。
人間は話している相手の表情や雰囲気、言葉の間などを巧みに読み取ってコミュニケーションを取っています。
実際に参加者が１箇所に集まる会議では、この非言語のコミュニケーションが無意識に行われているわけです。
テレビ会議やチャットでの打ち合わせもかなり増えてきていますが、参加者全員の顔を見ながらリアルタイムに会話ができる会議は、まだまだ日本社会に残り続けると思います。
会議室の雰囲気や臨場感というものは、テレビ会議ではどうしても伝わらないものです。
テレビ会議で十分という声もよく聞きますが、議題によっては顔を合わせてコミュニケーションを取りながら会話するメリットも多くあると思います。
もちろん参加者が遠方の場合など、集まるのにコストがかさむ場合は、テレビ会議が有力な手段となるので、使い分けが重要になりますね。
無駄な会議への対応策
先ほど無駄な会議は存在しないと書いたのですが、ここでは無駄な会議を一旦「明確な目的もなくダラダラと続く会議」と定義しておきます。
他にも無駄な会議のパターンはたくさんあると思いますが、費やした時間に対して得られるものが少ない会議をイメージしてもらえればいいかと思います。
はじめに目的を明確にする
繰り返しになりますが、会議は何かを決めるために開かれるべきです。
なので、会議を始める前にこの会議では何を決めるのか？を参加者全員で共有しておくといいですね。
当たり前すぎることかもしれませんが、意外とこれができていないことが多いように感じます。
もちろん議題はあるのですが、「何かを決める」ということが最終ゴールになっていない会議はたくさんあると思います。
例えば、「この件は一度持ち帰りとして、後日話し合いの場を設けましょう」で終わる会議。
→その場で決まらないことは持ち帰っても決まりません。上司などの決定権を持っている人が別でいる場合は、その人が会議に参加していないことがそもそもおかしい。
これは一例ですが、こうした事例は全国のあちこちで起きているのではないでしょうか。
どうも日本は決めることを避ける文化だと感じます。
会議で散々話し合ったのに、「じゃあ、この件は次の会議で決めましょう」と言って会議を終わらすことが多いです。
確かに決めることは責任を伴うので避けたくなるのもわかりますが、結論の先延ばしをしても良いことは１つもありません。
ただ時間とお金を浪費するだけです。
決定権が自分には無いことも多々あるかと思いますが、最低限、会議の冒頭でこの会議の目的を明確にしておくことは必須だと思います。
自分を当事者に持っていく
会議が無駄だと感じる理由は、会議で話されている内容を他人事として聞いているからです。
自分に関係のある議題であれば、考えて、発言して、他人の意見を聞いて、と大忙しだと思うので、無駄だと感じる余裕すらないと思います。
なので、どんな会議でも参加したからには、自分を議題の当事者に持っていく努力をするといいです。
一番手っ取り早いのは、とにかく発言すること。
発言しようと思うと、会話の内容を聞いていないとダメですし、頭の中で自分の考えをまとめる必要があります。
何かを発言しようと思うだけでやることが一気に増えるので、無駄な会議も少しは有意義になると思います。
上で書いたように、目的を明確にして、自分が当事者になった会議は、もはや無駄な会議ではなくなっています。
目的に向かって自分の意見を発信し、他の参加者と議論することで、会議に参加した意味は必ず出てきます。
議事録を作る
会議の中には、自分が発言できないような上席者ばかりの会議や、取引先と上司が中心となっているような会議もあると思います。
こういう会議に参加すると、自分には関係ない話と思ってしまい、「早く終わらないかな・・・」と時計ばかり見てしまうことになりがちです。
自分で発言できないような会議のおすすめ対処法は、会議中に議事録をまとめてしまうことです。
ポイントは「会議中に」という点。
議事録は会議後にまとめることが多いと思うのですが、あまりおすすめしません。
記憶は曖昧になっていますし、不明点が出た場合にいちいち発言者に聞きにいくのがとても手間です。
会議中にまとめていくと漏れが少なくなりますし、もし不明点があった場合でも、会議の腰を折らない程度に質問できるタイミングがあるかもしれません。
会議後に議事録を作成するのに比べると、はるかにメリットが多いと思います。
なにより、参加者の発言をしっかり理解してまとめる作業をしなくてはいけないので、常に気が抜けなくなります。
自分の勉強にもなりますし、積極的な姿勢が上司からの高評価につながるかもしれません。
めんどくさいので議事録作成は嫌がられることが多いですよね。
そこを買って出ることで、同僚たちから一歩抜きん出てスキルアップすることができるのも大きなメリットでもあります。
議事録を作成するのは簡単に始めることができますが、無駄だと感じる会議を実のある会議に変える効果的な方法です。
終了時間を厳しめに設定
会議時間は短ければ短い方がいいです。
議題にもよりますが、１時間以上の会議は長すぎると私は思います。
参加者全員の時間を奪っているという認識を全員が持って、何とかして短い時間で終わらせる努力をするべきです。
時は金なり、ですね。
会議の時間をコントロールするのは難しいかもしれませんが、もし設定できる立場にある場合は、１時間の予定なら４５分に、３０分の予定なら１５分に、という風に短めに設定するといいです。
はじめは参加者からクレームが来るかもしれませんが、他の予定があるとか言って、とりあえず短めの時間で会議を始めてしまいましょう。
人間心理として、終了時間が迫ってくると集中力が増しますので、意外と短めの時間でも結論がしっかりまとまることが多いです。
ダラダラ話し合ってもいい結論は出ませんからね。
よほど意思決定が難しい議題でもない限り、１時間も４５分も差はないと思います。
無駄な会議は短くするのに越したことはありません。
不要な会議はやっぱり無駄
いろいろと無駄な会議の対応法を書いてきました。
が、やっぱり無駄な会議の一番の対応法は開催しないことです。
新入社員とか若手の人には難しいと思いますが、会議そのものの開催を減らすことも立派な対策法です。
メールで済ませることを検討する
よくあるのが、「課題の認識合わせ」というよく分からない議題の会議。
課題が資料にまとまっているのであれば、それを関係者にメールしてチェックしてもらえば済む話です。
質問や訂正、追加などもメールで済みますし、どうしても顔を合わせて議論しないといけない内容が出てきたら、そこで初めて会議の開催を検討すればいいことです。
会議をしましょう！という連絡がきたら、まずはメールでのやり取りで済ませることができないか確認するクセを付けるといいですね。
定例会は回数を減らすことをまず考える
これもよくあるのですが、「定例会」というやつです。
私の会社では複数の協力会社さんが出入りしているので、その会社の分だけ定例会があります。
これが本当に無駄。（苦笑）
ひどい場合は特に議題もないのに、定例会という理由だけで集まるということがあります。
特に話す内容もないので、15分くらいで終わったりするんですけどね・・・
報告内容はメールでの連絡とし、定例会は２ヶ月に１回、または重要な議題が発生した時のみとするなど、回数を減らすことを積極的に検討することが重要です。
上で書いたようにまずは目的を明確にはっきりさせることがポイントです。
目的が１ヶ月の報告とかであれば、メールで報告すればいいだけのことです。
今までの習慣、惰性でとりあえず開かれる会議は意外にたくさんあると思います。
自分の貴重な時間を使われているという認識を強く持って、無駄な会議はできるだけ減らす働きかけをしていきたいところです。
まとめ
日本の企業（特に大企業）にありがちな無駄な会議について対応法をまとめました。
最近では働き方改革という言葉が出てきて、時間あたりの生産性向上が叫ばれるようになりました。
その結果、無駄な会議もどんどん削っていこうという動きが全国的に広まっているようです。
自分から無駄な会議削減の提案をすることで、評価が上がる可能性もあります。
上で書いた会議中の対応法とあわせて取り組んでみてください。
自分の貴重な時間を大切にしましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございます！
次の記事でまたお会いしましょう！
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